2000年，笔者开始进入会展服务行业，入行的第一件事就是为主办单位收集整理和分析观众资料。当时，需要想很多理由去说服主办方收集观众资料。在今天来看，绝大部分主办方都或多或少地在做这些事情。这是一个很好的现象，说明业内开始重视信息的价值。

   然而，调查发现，展会门禁登记这项服务近十几年来几乎没有太大变化。令人更为失望的是，和十年前相比，主办单位在对贸易观众数据如何使用的问题上也几乎没有太大差别：还是在展后做一份统计分析报告，在下一次展会举办前拿出来打打电话、做做邀请。真正能把展会数据的价值利用起来且利用得很好的主办方还不是很多。

   藉此，笔者谈谈专业观众数据从收集到利用的注意事项。

   首先，现场打印胸卡的方式并不能很好地收集专业观众数据。

   在专业观众数据的收集上，现有的门禁服务通常分为现场打印观众资料和不打印观众资料两种。就这两种服务方式来说，对收集观众资料的内容并无差别。笔者认为，如非高端会议项目或展会的VIP采购买家，现场打印观众胸卡实在是对资源的一种浪费：一是浪费主办方的钱，二是浪费观众的参观时间。事实上，就胸卡上能够打印的信息内容来说，根本不能起到现场交流辨识的作用。

   其次，不能依赖少数员工执行全面的专业观众邀请工作。

   就目前国内的大部分展览公司组织架构分工来说，做专业观众邀请的部门工作人员往往很少（实际上，大部分公司没有专门负责观众邀请的部门），而且即使是有限的人手，也会存在身兼数职的问题。所以，我们必须面对这个现实，认真研究如何使用少数人来做更多的事。笔者曾看到有一些杂志上介绍观众邀请的文章，讲如何建立详细的数据库、如何实现一对一的邀请等，这些方法和建议很好，问题是不符合实际情况。如果按照这样的方式来做专业观众邀请工作，恐怕国内几乎没有一个主办方能够承受。

   再次，调动参展企业的积极性，让更多人参与邀请工作。

   联展调查数据表明，通常，展览会中被邀请的专业观众来源，主办单位邀请和展商邀请的比例在1∶3左右。所以，如何更好地发挥参展企业的邀请作用是目前主办单位应该重视的问题。那么，就要如何真正从参展企业的角度去考虑，如何避免参展企业担心的客户资料流失问题，如何帮助参展企业提供更好的邀请方式和邀请工具等，而不是把所有的客户资料集中在自己手里。

   最后，打造展会邀请平台，采用先进的邀请方式和技术工具。

   现在，主办单位最为常见的邀请方式还是电话、短信、DM广告、邀请函等方式，这些方式的成本较高，效果却不尽人意。建议更好地使用先进的信息技术工具，比如邮件订阅、社区互动、博客广告、微信社群等新方式做好对专业观众的邀请服务工作。

   结合中国会展企业的现状，如何让少数员工做好展会专业观众邀请？笔者认为，解决这一问题的方法是让员工变为繁杂事务的管理者，而不是执行者。打造一个合理的基于展会项目的观众邀请平台，让更多的利益相关者能够便捷地参与进来，共同邀请数量更多、质量更高的展会专业观众。